Kako izvesti učinkovito konferenco

Konferenca je v znanstvenem in poslovnem okolju eden najbolj učinkovitih načinov komuniciranja. Tak dogodek vam omogoča, da povzamete nakopičene izkušnje na teme, ki vas zanimajo, se seznanite z novimi razvoji v panogi, vzpostavite zanimive odnose. Konferenca je praviloma obsežne narave, zato je potrebna skrbna priprava.

Potrebovali boste

• - prostori;

• - mikrofon;

• - video projektor;

• - pisalne potrebščine;

• - voda in prigrizki.

Navodila za uporabo

1

Naredite načrt konference. Vključevati mora cilje in cilje, urnik poročil, število udeležencev, potrebna materialna in tehnična sredstva, oceno dogodka.

2

Odločite se za kraj in čas konference. Izberite prostorno sobo, ki lahko sprejme večje število gostov. Vnaprej ugotovite, ali je v to sobo mogoče priključiti potrebno opremo. Kar se tiče časa, ne pozabite upoštevati interese in zaposlitev udeležencev. Na primer študentska konferenca, ki je predvidena za petek zvečer, lahko povzroči izredno negativen odnos, saj so mladi v tem času navajeni počivati ​​ali hoditi domov.

3

Podrobno se naučite teme konference To je potrebno za ugotovitev ustreznosti in znanstvenega pomena poročil. Da bi bila konferenca dinamična in ne dolgočasna, razmislite o ostrih, malo preučenih in spornih vprašanjih. Povabite govornike, da oblikujejo svoje poglede na izbrana vprašanja.

4

Sestavite urnik predstavitev govornikov. Za poročila namenite 30-40% časa, preostanek pa namenite razpravi. Konferenca je učinkovita zaradi živahne in zanimive razprave. Sestavite uredbo tako, da ena težava logično preide v naslednjo in postane predmet razprave.

5

Pazite na materialno in tehnično podlago. Morda boste potrebovali interaktivno tablo, projektor z zaslonom, računalnik, mikrofon, flip chart z odtrganimi listi, pisalne potrebščine. Ko se pripravljate na konferenco, vnaprej preverite zvok, delovanje video opreme. Postavite mape z načrtom dogodka in glavnimi povzetki poročil na tabelah za udeležence.

6

Obvestite udeležence in goste konference o prihajajočem dogodku. Govorniki morajo opraviti obvezen postopek predregistracije. Če je konferenca dovolj velika, ne pozabite povabiti predstavnikov tiska in fotografov.

Koristni nasvet

Če konferenca traja dovolj dolgo, pomislite na pijačo in hrano. Vsak udeleženec lahko na mizo postavi steklenice z vodo. Med odmorom lahko gostje uživajo v toplih napitkih in prigrizkih v bifeju.